Manual-ระเบียบการยืมและคืนอะไหล่

SERVICE MANUAL

ระเบียบการยืมและคืนอะไหล่
SPARE PART BORROW

Document Flow Page 1
2/6/2016

  1. TA แจ้งความต้องการใช้อะไหล่ของตนกับ BC หรือหยิบอะไหล่ที่ต้องการมาให้ BC ยิง Bar Code เพื่อออกใบยืมด้วย Computer  ใบยืม 1 ฉบับต่อ  JS 1 ฉบับ
  2. 2. BC ลงรายมือชื่อผู้จ่าย และ TA ลงรายมือชื่อผู้ยืมในเอกสารใบยืมแล้วแยกกันเก็บไว้เป็นหลักฐานซึ่งกันและกัน คนละใบ (มี 1 Copy)
  3. TA สามารถเบิกอะไหล่ได้ตามความเป็นจริงที่ต้องการใช้งาน แต่จะต้องเคลียร์หรือคืนทันทีที่เสร็จงานหรือไม่มีความจำเป็นในการใช้งานแล้ว เพื่อป้องกันการชำรุดสูญหาย เนื่องจาก TA จะต้องรับผิดชอบค่าใช้จ่ายตามราคาของอะไหล่ชิ้นนั้นๆ ด้วย   **เบิกไปเพื่อสำรองใช้งานได้ตามความเหมาะสมกับความเป็นจริง
  4. ใบยืมทุกใบที่ค้างอยู่ในระบบ TA ห้ามเกินเดือน จะต้องเคลียร์คืนภายในรอบของวันปิดยอดเดือนนั้นๆ ห้ามเปลี่ยนใบยืมใหม่และค้างข้ามเดือน และถ้าต้องการใช้งานให้นำมาคืนแล้วจึงเบิกไปใช้งานใหม่
  5. BC จะต้องตรวจสอบสภาพอะไหล่ชิ้นนั้นๆ ที่นำมาคืนทันทีว่าอยู่ในสภาพดีสมบูรณ์ไม่ชำรุดเสียหาย ถ้าพบว่ามีการชำรุดเสียหาย ผู้ที่เบิกไปจะต้องรับผิดชอบโดยชดใช้ค่าเสียหายหรือทำเรื่องขออนุมัติ SVM ทำการ Write Off อะไหล่ชิ้นนั้นเป็นกรณีไป
  6. กรณีค้างข้ามเดือน (Out Standing) ให้ TAS พิจารณาอนุมัติให้ค้างได้ตามเหตุผลจริงที่สมควรและลงบันทึกไว้ในใบยืมที่ BC พร้อมกำหนดระยะเวลาในการเคลียร์ไว้ด้วยเพื่อสะดวกในการติดตามภายหลัง
  7. TAS สามารถตรวจสอบจำนวนใบยืมของ TA ทั้งหมดที่ยืมออกไปและยังคงค้างอยู่ใน C-Smile ได้ที่”รายงานคงค้างใบเบิก/ใบยืม สินค้าและอะไหล่ตามสาขา”  ให้ทุกฝ่ายยึดถือเอกสารใบยืมเป็นหลักฉะนั้นเมื่อผู้เบิกนำมาคืนหรือ เคลียรแล้ว ผู้จ่ายจะต้องยกเลิกเอกสารใบยืมและคืนเอกสารใบยืมตัวจริงให้กับผู้เบิกทันที  ส่วนในระบบการตัด Stock นั้นจะต้องอ้างอิงการใช้งานอะไหล่ด้วยเอกสาร JS เท่านั้นเพื่อลดความสับสนและเป็นเหตุให้ตัด Stock ผิด (ใบยืมใช้เพื่อเป็นหลักฐานในการยืมระหว่างผู้ยืมและผู้จ่ายเท่านั้น)
  8. BC มีหน้าที่ในการติดตามควบคุมทวงถามผู้ยืมและรายงานให้ TAS ทราบโดยตรงถ้าพบว่ามีการปฏิบัติผิดไปจากระเบียบที่ฝ่ายบริการกำหนดไว้
  9. การใช้ใบยืมมากกว่าหนึ่งฉบับคู่กับ JS หนึ่งฉบับสามารถทำได้
  10. การใช้ใบยืมหนึ่งฉบับคู่กับ JS หลายฉบับก็สามารถทำได้เช่นกัน ถ้ามีความจำเป็นจริงๆ ที่หน้างานเท่านั้น โดยภายใต้การควบคุมดูแลของ TAS จะเห็นสมควร เนื่องจากการทำงานของ TA จะต้องมีการวางแผนงานไว้ก่อนล่วงหน้าก่อนออกไปปฏิบัติงานจริงในภาคสนาม

 

ธวัช   ผลสวัสดิ์
Service Manager